2. FORMALIZA TU EMPRESA

PASOS PARA NO CAER EN LA ILEGALIDAD

¿Te han multado las autoridades de policía?

Si te ha sucedido, tendrás que ponerte al día en el pago de las multas que te hayan sido impuestas por infracciones al nuevo Código Nacional de Policía y Convivencia. Ten en cuenta que las multas con vencimientos superiores a los seis (6) meses, impiden obtener el Registro Mercantil en la Cámara de Comercio. Verifica tu situación en el Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas en el sitio web.

 

Define cómo vas a matricularte

Debes elegir una de las formas jurídicas para realizar las actividades comerciales, tienes dos opciones, persona natural o persona jurídica.

• Persona natural: Es cuando la actividad comercial la ejerce una persona a nombre propio
• Persona jurídica: Es una figura en la que el negocio es una sociedad que funciona con patrimonio independiente al de sus accionistas. Siempre necesita de un representante legal quien actúa en nombre de la sociedad

¿Ya tienes un nombre para tu negocio?

Consulta su disponibilidad, es decir, que no haya sido registrado por otra empresa o comerciante. Verifica si el nombre que deseas registrar no está siendo utilizado por una persona jurídica o establecimiento de comercio ya matriculado. Recuerda que la naturaleza de la persona jurídica, como Limitada, Anónima, Comandita, no son distintivos para la selección del nombre. El Código de Comercio, en su artículo 35 prohíbe a las cámaras de comercio matricular comerciantes o establecimientos con el mismo nombre de otros ya inscritos. Si después de consultar el nombre, no se encuentra coincidencias, significa que está disponible, podrás usarlo y continuar con el siguiente paso del proceso de matrícula. La respuesta al control de homonimia que realizas es inmediata.

Consulte el nombre en http://www.rues.org.co/

Verifica que esté permitido desarrollar tu actividad en ese lugar

Antes de comprar o arrendar el lugar donde vas a tener tu negocio, verifica que allí esté permitido desarrollar tu actividad. La solicitud de uso de suelos indica si en una dirección específica se puede ejercer o no determinada actividad. Lo anterior depende del Plan de ordenamiento territorial – POT – que determina el uso y la destinación de un inmueble según su ubicación. Realiza esta consulta en:

• Cualquiera de las curadurías del municipio donde se encuentre ubicado tu establecimiento o en la secretaría de planeación respectiva.

Consulta con la Secretaría de Salud, si tu negocio necesita el visto bueno y debe ser visitado.

Consulta con la secretaría de salud de tu municipio, si requieres que tu establecimiento sea visitado por sus funcionarios, ellos determinan si inspeccionan el lugar según la actividad que realices.

Verifica el código de tu actividad económica

El Código CIIU es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme y tiene como propósito agrupar todas las actividades económicas similares por categorías lo cual facilita el análisis estadístico y económico empresarial. *Recuerda verificar que tu actividad no requiera de autorización para su ejercicio (actividades financieras, actividades de vigilancia y seguridad privada, corredores de seguros entre otras).

Consulte el nombre en http://www.rues.org.co/

Verifica si eres beneficiario de la ley de emprendimiento juvenil

Esta ley tiene por objeto promover el empleo y el emprendimiento juvenil, a continuación, te contamos cuáles son los requisitos para acceder a los beneficios:

• Si es persona natural, el comerciante debe entre 18 y 35 años.
• Si es persona jurídica, la empresa debe tener participación de uno o varios socios o accionistas que tengan entre 18 y 35 años, y representen como mínimo la mitad más una de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.
• La empresa debe tener hasta 50 trabajadores.
• Los activos no pueden superar los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Diligencia el formulario pre-RUT para trámite en Cámara

Este documento asigna el número que identifica, ubica y clasifica a las personas y entidades sujetas a obligaciones con la DIAN. Para solicitarlo, debes seleccionar el código CIIU de tu actividad económica y los códigos de responsabilidad para determinar los pagos que debes hacer ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Ingresa a www.dian.gov.co opción RUT | inscríbase en el RUT | clientes que requieren inscripción ante Cámara de Comercio, y diligencia la información correspondiente. Ten en cuenta que el Pre-RUT deberá ser presentando de manera personal en las taquillas de la Cámara, por el comerciante o el representante legal de la persona jurídica con exhibición del documento de identificación y anexando copia de este.

Diligencia el formulario RUES

Si eres persona natural puedes diligenciar el formulario RUES (Registro Único Empresarial y Social, Cámaras de Comercio) a través de nuestra plataforma virtual, para acceder http://www.rues.org.co/ Si eres persona jurídica este formulario puedes adquirirlo en cualquiera de las sedes de la Cámara.

Si eres persona jurídica debes

De acuerdo con el tipo societario que seleccionaste, elabora el documento de constitución de la sociedad con todos los requisitos legales establecidos para la inscripción. Adjunta fotocopia de cédula de todos los socios o accionistas con la carta de aceptación y fotocopia de cédula de: representante legal, junta directiva y revisor fiscal (si los nombraste). Sí cumples con los requisitos de la Ley 1780 de 2016, para la pequeña empresa joven, recuerda adjuntar los documentos necesarios para acceder a los beneficios. Registra los libros que te correspondan.

Puedes dirigirte con la documentación requerida a cualquier sede de la Cámara de Comecio para tener la liquidación y pago de derechos de inscripción e impuesto de registro (para persona jurídica), se realiza al momento de la presentación de los documentos en las Taquillas de la Cámara, con base en las tarifas vigentes y teniendo en cuenta la información reportada en el proceso de matrícula. 

*Recuerda que quien radique la documentación en las taquillas, deberá presentar su documento de identificación original vigente: cédula de ciudadanía o extranjería, copia y original del pasaporte o contraseña.*

Al formalizar tu empresa asumes nuevos retos y responsabilidades, por eso debes saber qué:

Entre el 1° de enero y el 31 de marzo, debes renovar tu matrícula mercantil.

Mes a mes realiza el pago del impuesto municipal de Industria y Comercio, recaudado por la alcaldía del municipio donde vas a ejercer tu actividad si eres persona natural, o al domicilio establecido en los estatutos que regulan la sociedad. Si tienes vallas, avisos, tableros o emblemas de tu negocio, realiza el pago del impuesto que genera esta publicidad.

Si lo deseas, puedes solicitar la visita del Departamento Municipal de Bomberos para la inspección de prevención de incendios y seguridad humana en edificaciones.

También debes tener en cuenta las siguientes diligencias

Solicitudes de trámites ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA

Según las características de tu negocio, realiza la contribución correspondiente a los derechos de autor a través de las Sociedades de Gestión Colectiva o individual. Consulta e identifica en la Dirección Nacional de Derecho de Autor a cuál de estas entidades realizas la contribución por la utilización en tu negocio de creaciones hechas por terceros como reproducción musical, videos, entre otros

Si deseas proteger la marca que identifica tu producto o servicio, puedes registrarla ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Quieres saber los pasos para registrar tu marca a través del siguiente enlace https://www.sic.gov.co/marcas

Consulta con la entidad competente en el municipio donde va a estar ubicado tu negocio, los permisos, las autorizaciones y licencias ambientales entre otros trámites requeridos por la Ley para el uso, aprovechamiento o movilización de los recursos naturales renovables o para el desarrollo de actividades que afecten o puedan afectar el medio ambiente.